De AVG en uw personeeldossiers

Geplaatst op:13 oktober 2018

Medio oktober: tijd voor een nieuw artikel over de AVG. Tot nu toe schreven we vooral over wat de AVG betekent in de relatie met websitebezoekers en uw klanten. In dit blog staat een andere relatie centraal: die met uw werknemers. Want wat mag u opnemen in het personeelsdossier? En: wat zijn de rechten van uw werknemers?

Welke persoonsgegevens neemt u op in het personeelsdossier?

Als werkgever heeft u als het goed is personeelsdossiers van uw werknemers. In die dossiers zitten waarschijnlijk verschillende documenten, zoals een kopie van het contract, een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer, verslagen van functioneringsgesprekken en privégegevens als adres en bankrekeningnummers. Al deze documenten en gegevens zijn ‘persoonsgegevens’ in de zin van de AVG.

Op grond van de AVG mag u alleen persoonsgegevens in het personeelsdossier opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u een personeelsdossier heeft, namelijk het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst of aanstelling. Dit noemen we het principe van dataminimalisatie. U mag niet alleen niet meer gegevens opnemen dan nodig is, u mag u deze gegevens ook niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Let wel op: voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaarplichten (de fiscale bewaarplicht bijvoorbeeld).

Voorbeelden van gegevens en documenten die u in het personeelsdossier mag bewaren zijn:

  • een kopie van de arbeidsovereenkomst
  • een kopie van het identiteitsbewijs
  • het burgerservicenummer
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend
  • verzuimfrequentie
  • eventuele klachten en/of waarschuwingen
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende/manager

U bent verplicht de personeelsdossiers goed te beveiligen.

Wat zijn de rechten van uw werknemers onder de AVG?

U moet uw werknemers informeren over de gegevens die u verzamelt, voor welke doeleinden en hoe lang u dat doet en op basis van welke rechtsgrond. De AVG schrijft niet voor op welke wijze u dit moet doen, de informatieplicht is vormvrij. Wij adviseren u om aan het personeelshandboek, bedrijfsreglement of de arbeidsovereenkomst een hoofdstuk over privacy toe te voegen, waarin u bovengenoemde informatie verstrekt.

Daarnaast moet u uw werknemers de mogelijkheid bieden om hun gegevens in te zien (en te rectificeren, beperken of verwijderen). Dat betekent ook dat u uw werknemers een kopie van het personeelsdossier moet kunnen verstrekken. Onlangs heeft de rechtbank in Den Haag bepaald dat ook documenten die u al eens eerder had verstrekt of waarvan uw medewerker de inhoud al kent (opnieuw) moet delen. U mag een verzoek om inzage alleen weigeren als sprake is van gevaar voor de nationale veiligheid, de bescherming van de betrokkenen of het innen van een vordering.

Persoonlijke aantekeningen of interne notities van de leidinggevende en e-mailwisselingen tussen de leidinggevende en de afdeling HRM vallen buiten het recht op inzage. Bij een eventueel arbeidsconflict valt ook de e-mailwisseling met uw advocaat hierbuiten.

Dossier AVG

Herinnert dit artikel u eraan dat u überhaupt nog niets met de AVG had gedaan? Dan moet u er zo langzamerhand toch wel echt mee aan de slag. Wij helpen u daar graag mee. Onder meer met ons dossier AVG. In dit dossier vindt u de artikelen die wij het afgelopen jaar over de AVG hebben gepubliceerd. Als u deze artikelen leest weet u snel wat er van u verwacht wordt:

 

Heeft u hier vragen over? Neem dan gerust contact op met Schravenmade Advocaten. Wij staan voor u klaar.

Elke werkdag bereikbaar
Stel uw vraag

E-mail specifieke vragen
info@Schravenmade.nl
Bel ons voor al uw vragen: 
0346-55 47 03

Contactinformatie

Bisonspoor 1218
3605 KZ Maarssen
Tel: 0346-55 47 03
Fax: 0346-56 07 64
Info@Schravenmade.nl

Schrijf u in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief

advocaat utrecht high trust
envelopephone-handset
Share This
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram