Eindelijk is het er: het UBO-register. Sinds 27 september 2020 moeten zo’n 1,5 miljoen organisaties hun UBO’s in dit nieuwe register gaan inschrijven. Ook nieuw op te richten organisaties krijgen met het register te maken. In dit blog vertelt Schravenmade Advocaten er meer over.
Het is alweer even geleden dat wij u informeerden over het UBO-register. We nemen u dus graag nog even mee terug: wat is ook alweer een UBO, wat is het UBO-register en waarom moest dat register er komen?
Op grond van de Vierde en Vijfde Europese anti-witwasrichtlijn zijn alle EU-lidstaten sinds 10 januari 2020 verplicht om een UBO-register in te stellen. In dat register moet nauwkeurige en actuele informatie over de identiteit van UBO’s worden opgenomen. Daarbij staat UBO voor ultimate beneficial owner ofwel uiteindelijk belanghebbende van de organisatie. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon, en wel de persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of de uiteindelijke zeggenschap heeft over de organisatie.
Met deze registers hoopt de (Europese) overheid witwaspraktijken, fraude en terrorismefinanciering beter te kunnen bestrijden. En omdat een deel van de gegevens openbaar wordt, kunnen andere organisaties beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken willen doen.
De Nederlandse overheid heeft de streefdatum van 10 januari 2020 niet gehaald. Organisaties moeten sinds 27 september 2020 hun UBO’s registreren. Dat moet bij de KvK, omdat het UBO-register wordt gekoppeld aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
In dit blog kunt u lezen voor welke organisaties de registratieplicht precies geldt, welke gegevens in het UBO-register worden opgenomen en hoe het is gesteld met de privacy-aspecten van het register.
Vanaf 27 september moeten nieuw op te richten rechtspersonen hun UBO’s opgeven op het moment dat zij zich registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit moet bij de balie van de KvK of via de notaris. Het kan niet online.
Voor bestaande organisaties geldt een overgangsperiode van 18 maanden. Zij moeten dus uiterlijk op 27 maart 2022 hun UBO’s geregistreerd hebben. Dit kan online, met een papieren formulier of via de notaris.
Iedere organisatie moet minimaal 1 UBO registreren. Daarbij maken we onderscheid tussen:
Een organisatie kan dus meerdere UBO’s hebben. Is het op grond van deze definities niet duidelijk wie de UBO is? Dan moet de organisatie een of meer zogenaamde pseudo-UBO’s aanwijzen. Een pseudo-UBO is een natuurlijk persoon die behoort tot de directie of het hoger leidinggevend personeel van de organisatie. Bij een bv zal dat vaak de statutair bestuurder zijn.
De verantwoordelijkheid voor de registratie van de UBO ligt bij de organisatie. UBO’s hebben wel een zogenaamde meewerkverplichting: zij moeten de organisatie de informatie verschaffen om de registratie te kunnen doen.
Als een organisatie niet aan de UBO-registratieverplichting voldoet, kunnen er strafrechtelijke en administratiefrechtelijke sancties worden opgelegd, zowel aan de organisatie als aan de UBO.
Wwft-instellingen, zoals advocaten- en notariskantoren, banken en trustkantoren hebben sinds 27 september 2020 een terugmeldingsplicht. Dat betekent dat zij een melding moeten maken bij de KvK als zij constateren dat de gegevens van de (pseudo-)UBO niet correct of niet volledig zijn.
Heeft u vragen over uw UBO-registratieplicht? Neem dan contact met ons op, de specialisten Schravenmade Advocaten staan voor u klaar.
Het arbeidsrecht is voortdurend in ontwikkeling. Wetgeving verandert continu, rechtspraak en literatuur geven steeds weer een andere kijk op de zaken.
