De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft een werknemer het recht op inzage van zijn persoonsgegevens. De werknemer heeft het recht om zich 'vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke (de werkgever) te wenden met het verzoek hem mede te delen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt.'
Het recht op inzage binnen vier weken.
Als de werknemer een verzoek om inzage heeft ingediend, moet u hem binnen vier weken schriftelijk meedelen of u persoonsgegevens verwerkt en, als u dat doet, moet u hem in begrijpelijke vorm een volledig overzicht geven. Daarbij moet u ook omschrijven wat het doel is van de verwerking van de gegevens, alsmede wat de herkomst is, welke categorieën er zijn en aan wie u de gegevens heeft verstrekt.
Wat mag u in het dossier bewaren?
De meeste persoonsgegevens die u heeft verzameld, zijn goed uit te leggen, denk aan persoons- en bankgegevens voor onder meer de Belastingdienst en om het salaris te voldoen.
Uw interne notities en persoonlijke gedachten over uw medewerkers vallen niet onder het inzagerecht. Als u voor intern overleg bijv. met medewerkers heeft gesproken en daar een verslag van heeft gemaakt of een van uw managers het een en ander heeft opgeschreven, dan hoeft dat niet te worden verstrekt.
Bescherming van anderen. Ook geldt het inzagerecht niet voor zover dat van belang is voor de bescherming van betrokkenen of de rechten en vrijheden van anderen.
Belangenafweging
Het inzagerecht betekent dus dat u niet alle gegevens die u in het personeelsdossier heeft verzameld, hoeft te laten zien. Gegevens over bijv. functioneringsgesprekken waarvan u niet wenst dat deze bij de werknemer terechtkomen, mag u 'achterhouden'. Let op. Dat kan alleen als u een zwaarwegend belang heeft bij het 'achterhouden' van deze gegevens. Uw belang moet zó zwaar wegen dat daarvoor het recht op inzage van uw werknemer moet wijken. Een belangenafweging die u op de juiste wijze moet maken. Een simpel 'nee' is niet voldoende, u moet daarbij wel uitleg verschaffen die hout snijdt.
En na de inzage?
Eruit!? Nadat de werknemer zijn gegevens heeft ingezien, kan hij verzoeken om verwijdering of wijziging van persoonsgegevens die in zijn personeelsdossier zijn opgenomen. U hoeft daarop alleen in te gaan als de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet volledig of als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.