Er is nog veel onduidelijk over de rechtsgeldigheid van e-mails. Onderstaande informatie geeft meer duidelijkheid over een aantal voor- en nadelen die e-mails met zich meebrengen.

Voor- en nadelen van e-mail

Voordelen
Het gebruik van e-mail kent vele voordelen. Het is praktisch, goedkoop, snel, drempelloos, het is geschikter als bewijs dan mondelinge of telefonische afspraken en een leesbevestiging maakt die bewijskracht nog groter.
Nadelen
Toch zijn er ook nadelen aan het gebruik van e-mail. Als u namelijk geen leesbevestiging of antwoorde-mail krijgt, kunt u niet bewijzen dat de e-mail is ontvangen. Bovendien is een e-mail relatief gemakkelijk vervalsbaar en heeft daardoor minder bewijskracht dan ondertekende papieren stukken.
Wettelijke plicht
Tenslotte schrijft de wet voor dat sommige juridische handelingen schriftelijk moeten gebeuren en dus eigenlijk niet per e-mail kunnen plaatsvinden. In sommige situaties ziet de rechter een e-mail ook als ‘schriftelijk’, maar zeker niet altijd. Tip. Neem geen risico: gebruik geen e-mail als de wet ‘schriftelijk’ (papier) voorschrijft.

Wanneer beter geen e-mail?

Belangrijke overeenkomsten
Het sluiten van overeenkomsten per e-mail levert (uitzonderingen daargelaten) minder hard bewijs op dan een ‘papieren’ overeenkomst. Dat kan problematisch zijn als het bestaan van de overeenkomst later wordt ontkend. Tip. Sluit belangrijke overeenkomsten altijd op papier en bewaar een origineel.
Ingebrekestellingen
Wanneer iemand een overeenkomst niet nakomt, is het vaak noodzakelijk en vrijwel altijd verstandig om eerst een ingebrekestelling te verzenden voordat u de overeenkomst ontbindt of schadevergoeding eist. Een dergelijke ingebrekestelling moet een redelijke termijn bevatten waarin de andere partij zijn verplichtingen alsnog moet nakomen en moet schriftelijk gebeuren. Dat kan per e-mail maar dan loopt u tegen het risico aan dat niet aangetoond kan worden dat u een deugdelijke ingebrekestelling heeft verstuurd. Dus in deze gevallen per brief de ingebrekestelling aangetekend versturen.
Ontbinding
Heeft de ingebrekestelling geen succes en wilt u van een overeenkomst af? Dan moet de ontbinding van die overeenkomst ook schriftelijk gebeuren.
Verjaring stuiten
Verjaart een vordering op uw wederpartij bijna? Dan kunt u de verjaringstermijn ‘resetten’ door de verjaring te stuiten. Dat moet met een schriftelijke verklaring en kan dus in beginsel niet per e-mail.
Bewijs
Vermoedt u dat een conflict kan ontstaan in een bepaald geval? Dan is het in het kader van bewijsvergaring verstandig om een brief per aangetekende post te verzenden in plaats van een e-mail.

Wat kan wel per e-mail?

Facturen
Facturen kunt u verzenden per e-mail.
Feitelijke afspraken
Afspraken die geen juridische consequenties hebben, kunt u prima per e-mail maken. Denk aan het (informeel) maken van een afspraak op kantoor bij de klant. Ook bijvoorbeeld de eenzijdige vastlegging van een telefoongesprek kan per e-mail gebeuren.
Tip: Weeg altijd het praktisch nut van e-mail af tegen het risico dat de gemaakte afspraken achteraf worden ontkend. Mocht u het absoluut zeker willen weten stuurt u een e-mail, gevolgd door een brief.