De kosten die u voorafgaand aan een gerechtelijke procedure maakt om uw onbetaalde facturen te innen noemen we buitengerechtelijke (incasso)kosten. Ze worden ook wel administratiekosten genoemd. Veel ondernemers denken dat zij alleen buitengerechtelijke kosten in rekening mogen brengen als zij een incassopartner (een advocaat of incassobureau) inschakelen. Maar dat is niet het geval. Ook als u zelf moeite doet om uw onbetaalde factuur geïnd te krijgen kunt u buitengerechtelijke kosten in rekening brengen.
Heeft u een overeenkomst met een consument afgesloten? Dan gelden andere voorwaarden dan bij een overeenkomst met een onderneming. Bij consumententransacties zijn de voorwaarden strenger dan bij handelstransacties. In dit blog gaan we alleen in op handelstransacties.
Als het goed is heeft u in de overeenkomst of uw algemene voorwaarden bepalingen opgenomen over buitengerechtelijke kosten. Is dat niet het geval? Neem dan contact met ons op om uw algemene voorwaarden aan te laten passen. Tot die tijd moet u de wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK) volgen.
U heeft volgens de wet recht op buitengerechtelijke kosten op het moment dat uw debiteur in verzuim is én u uw debiteur een aanmaning hebt gestuurd. In deze aanmaning moet u uw debiteur voor de buitengerechtelijke kosten waarschuwen. Let daarbij wel op dat u daarbij het juiste bedrag vermeldt. Vermeldt u per ongeluk een hoger bedrag dan wettelijk is toegestaan? Dan is de aanmaning niet geldig en kunt u, bij uitblijven van betaling, geen buitengerechtelijke kosten in rekening brengen.
Het bedrag aan buitengerechtelijke kosten dat u in rekening mag brengen is een percentage van de vordering, met een minimum- en een maximumbedrag. Naarmate het bedrag van de vordering hoger wordt, wordt het percentage buitengerechtelijke kosten stapsgewijs verlaagd:
Heeft u meerdere vorderingen op dezelfde debiteur? Dan moet u de buitengerechtelijke kosten berekenen over het totaal van die vorderingen. Voorwaarde is dan wel dat uw debiteur het openstaande bedrag in één keer betaalt.
Wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet mag vorderen van een schuldenaar die een geldsom niet op tijd betaalt. Het is eigenlijk een vorm van schadevergoeding, omdat de schuldeiser over het openstaande bedrag geen rente kan trekken en het ook niet kan investeren.
Er bestaan twee soorten wettelijke rente:
De hoogte van deze wettelijke rentepercentages wordt periodiek opnieuw vastgesteld door De Nederlandse Bank. Actuele rentepercentages vindt u op de site van de Rijksoverheid. In het vervolg van dit blog gaan wij alleen in op de vraag wanneer u aanspraak kunt maken op de handelsrente.
Omdat het recht op handelsrente een wettelijk recht is hoeft u er van tevoren niets met uw klanten over af te spreken. U mág dat wel doen, bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden of in de overeenkomst. U mag dan onder bepaalde voorwaarden ook een hoger percentage afspreken. In dat geval zijn uw klanten de contractuele rente verschuldigd als zij niet betalen.
U kunt al aanspraak maken op de handelsrente op het moment dat uw debiteur in verzuim is. In principe is dit ‘vanzelf’ het geval na het verstrijken van de factuurtermijn. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waardoor uw debiteur pas in verzuim is nadat u eerst heeft aangemaand. Wij adviseren u daarom om altijd eerst een aanmaning als ingebrekestelling te verzenden. Neemt u in deze aanmaning op dat uw debiteur bij het uitblijven van de betaling ook de wettelijke of contractuele handelsrente is verschuldigd.
U mag handelsrente berekenen over de hele periode dat uw debiteur in verzuim is met betalen. Jaarlijks wordt het bedrag aan handelsrente bijgeschreven bij de hoofdsom, waardoor een rente-over-rente effect mogelijk wordt. Heeft u op dit moment openstaande facturen? Dan kunt u hier de verschuldigde handelsrente berekenen. Let wel op: ben u zelf in verzuim? Of is er sprake van overmacht bij uw debiteur? Dan kunt ook geen aanspraak maken op de handelsrente.
U heeft al vrij snel recht op buitengerechtelijke kosten en wettelijke handelsrente. Als u er daadwerkelijk aanspraak op wilt maken moet u wel aan een aantal voorwaarden voldoen.
Het is belangrijk om deze onderwerpen van tevoren goed vast te leggen, bijvoorbeeld in de overeenkomst of in uw algemene voorwaarden. Wilt u advies over een overeenkomst, uw algemene voorwaarden of een concrete zaak waarin de factuur niet wordt betaald? Neem dan gerust contact met ons op.
Het arbeidsrecht is voortdurend in ontwikkeling. Wetgeving verandert continu, rechtspraak en literatuur geven steeds weer een andere kijk op de zaken.
