Als ondernemer krijgt u vroeg of laat te maken met onbetaalde facturen. Als uw debiteurenbeheer dan niet goed genoeg op orde is, kan uw eigen cash flow in gevaar komen. Zelfs als de zaken goed gaan. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Schravenmade Advocaten vertelt u graag hoe u snel en succesvol incasseert.
Een goed begin is het halve werk. Zorg dus dat u weet met wie u zaken gaat doen. Controleer, zeker bij een grotere opdracht of order, vooraf de financiële status, de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van uw nieuwe klant. Controleer daarnaast of uw contactpersoon wel tekenbevoegd is voor een dergelijke opdracht of order.
Deze informatie kunt u opvragen bij de Kamer van Koophandel (zij hebben ook een app waar u tot 30 keer per jaar gratis bedrijfsgegevens op kunt vragen), het Centraal Insolventieregister, handelsinformatiebureaus en kredietverzekeraars.
Twijfelt u aan de kredietwaardigheid of financiële status van uw nieuwe klant? Vraag dan een voorschot of vooruitbetaling. Heeft u een erg slecht gevoel en/of wil de klant niets vooruitbetalen? Denk dan goed na of u wel zaken wilt doen.
Door vooraf goede en duidelijke afspraken te maken over de betaling weet uw klant wat er van hem verwacht wordt. Daarmee voorkomt u problemen achteraf. De afspraken neemt u op in het contract of uw algemene voorwaarden. Leg daarin zaken vast als de betalingstermijn, de kosten (en/of rente) die uw klant moet betalen bij een niet tijdige of onvolledige betaling en wie de kosten betaalt van een eventuele gerechtelijke procedure.
Door elke maand te controleren welke facturen er nog open staan weet u niet alleen hoe u er zelf voor staat, maar kunt u ook voortvarend in actie komen als een factuur onbetaald is gebleven. Wacht niet te lang met het versturen van betalingsherinnering of aanmaning. Uit de praktijk blijkt dat hoe sneller facturen, herinneringen en aanmaningen worden verstuurd, hoe eerder er wordt betaald. Als u bang bent dat de relatie met uw klant in gevaar komt door een al te snelle betalingsherinnering, kunt ook altijd eerst telefonisch contact opnemen.
Waarschuw uw klanten op tijd voor extra kosten. Neem dus in de laatste aanmaning een mededeling op dat u de vordering uit handen geeft als uw klant niet op tijd betaalt. Vermeld erbij dat de gerechtelijke- en buitengerechtelijke kosten dan voor zijn rekening komen. Door duidelijkheid te geven over de vervolgmaatregelen, worden deze stappen soms juist overbodig.
Bewaar in ieder geval altijd een kopie van de documenten die u verstuurt, zodat u in een later stadium altijd bewijs hebt dat u de klant hebt herinnerd aan de openstaande factuur.
Als u een betalingsregeling met uw klant afspreekt, is het belangrijk om duidelijke en concrete afspraken te maken en deze ook schriftelijk vast te leggen. Spreek ook altijd af wat de gevolgen zijn als een termijn niet, niet volledig of niet op tijd wordt betaald. Wij adviseren u om af te spreken dat de betalingsregeling daarmee komt te vervallen en de hele vordering weer ineens opeisbaar wordt.
Bedenk bovendien dat u bij een betalingsregeling in feite als bank fungeert. U mag dan ook aanspraak maken op de wettelijke of contractuele rente.
Blijft uw factuur ondanks uw inspanningen toch onbetaald? Aarzel dan niet om hem uit handen te geven aan een professional. Een professional heeft veel ervaring met het incasseren van openstaande vorderingen en weet daardoor vaak de juiste toon te vinden. Kies daarbij bij voorkeur voor een incassopartner die ook een eventuele juridische procedure voor u kan verzorgen.
Heeft u vragen over uw debiteurenbeheer of een incasso van een openstaande factuur? Over de bepalingen van uw contracten of algemene voorwaarden? Of wilt u advies over een betalingsregeling? Neem dan gerust contact op met Schravenmade Advocaten, wij staan voor u klaar.
