Als het goed is, bespreekt iedere werkgever van tijd tot tijd met zijn werknemers hoe het gaat. Niet alleen informeel bij de koffieautomaat, maar ook formeel, liefst als onderdeel van een gesprekscyclus. Daarbij worden in de praktijk de termen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek nog wel eens door elkaar gehaald, terwijl de betekenis ervan verschilt. Schravenmade Advocaten legt graag uit waar dit verschil in zit en vertelt daarnaast aan welke regels werkgevers zich moeten houden.

Wat is een functioneringsgesprek?

De term functioneringsgesprek komt in de wet niet voor. In de praktijk wordt de term vrijwel altijd gebruikt als aanduiding voor een tweezijdig en gelijkwaardig gesprek. Tijdens een functioneringsgesprek komen zowel het functioneren van de werknemer als het functioneren van de leidinggevende en de organisatie ter sprake. Samen kijken zij naar wat er goed gaat en naar wat er beter of anders kan. Een functioneringsgesprek maakt meestal deel uit van een periodieke gesprekscyclus.

Wat is een beoordelingsgesprek?

Ook de term beoordelingsgesprek komt niet in de wet voor. Een beoordelingsgesprek is, anders dan een functioneringsgesprek, eenrichtingsverkeer. Het is een ongelijkwaardig gesprek waarbij het functioneren van de werknemer door de werkgever wordt beoordeeld. Daar waar in een functioneringsgesprek ook naar de toekomst wordt gekeken, gaat een beoordelingsgesprek altijd over het verleden. Een beoordelingsgesprek maakt vaak onderdeel uit van een gesprekscyclus of een promotietraject. In de praktijk wordt een beoordelingsgesprek vaak pas gehouden op het moment dat de werknemer niet voldoende functioneert en de werkgever wil starten met het opbouwen van een ontslagdossier.

Aan welke regels moet de werkgever zich houden?

Omdat beide gesprekken niet in de wet voorkomen, zijn er ook geen wettelijke regels voor het voeren en afwikkelen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Zo is een werkgever niet verplicht om jaarlijks werknemersgesprekken te voeren. Het jaarlijks voeren van werknemersgesprekken valt wel onder ‘goed werkgeverschap’.

Daarbij kan in het algemeen worden gesteld dat werkgevers:

• Bij een functioneringsgesprek het principe van hoor- en wederhoor moeten toepassen. Dat betekent dat als de werkgever van anderen binnen of buiten de organisatie (bijvoorbeeld directe collega’s of klanten) negatieve informatie heeft gekregen over het functioneren van de werknemer, de werknemer daar in het verslag ook zijn zienswijze over naar voren mag brengen. Het verslag van een beoordelingsgesprek is, net als het gesprek zelf, eenzijdig. De uitslag ligt vast en de werknemer kan daar in principe niets meer aan veranderen. Uiteraard mag de werknemer wel bezwaar maken tegen de beoordeling. De werknemer hoeft verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken niet te ondertekenen.
• Een disfunctionerende medewerker tijdig op de hoogte moeten stellen van het disfunctioneren en hem een verbeterplan of ontwikkelplan moeten aanbieden. Een eventueel ontslag wegens disfunctioneren mag voor een werknemer niet uit de lucht komen vallen. Werkgevers doen er overigens goed aan zo’n verbeter- of ontwikkelplan samen met de werknemer op te stellen en te ondertekenen.
• Een disfunctionerende medewerker daadwerkelijk de mogelijkheid moeten bieden om zich te verbeteren. Bijvoorbeeld door hem scholing aan te bieden. Of de arbeidsomstandigheden aan te passen, zodat deze de werknemer niet meer in de weg staan om goed te gaan functioneren.

Ontslag wegens disfunctioneren

Heeft u te maken met een slecht functionerende werknemer? Hebben opgestelde verbeter- en ontwikkelplannen niet voor verbetering gezorgd? En hebben de gevolgde scholing of de verbeterde arbeidsomstandigheden ook niets uitgehaald? Dan heeft u de mogelijkheid om de medewerker wegens disfunctioneren te ontslaan.

Het is dan wel van belang dat u beschikt over een goed gedocumenteerd ontslagdossier, met daarin de (liefst ondertekende) verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken, (liefst ondertekende) verbeter- of ontwikkelplannen, onderliggende e-mails en andere bewijsstukken. Ontbreken deze stukken? Dan zal uw ontslagaanvraag weinig kansrijk zijn.

Vragen?

Heeft u vragen over de regels omtrent functionerings- en beoordelingsgesprekken? Advies nodig over een functioneringstraject? Of heeft u andere vragen over het arbeidsrecht? Neem dan contact met ons op, de specialisten arbeidsrecht van Schravenmade Advocaten beantwoorden ze graag.